Como abrir una agencia de viajes?

El número IATA

No es urgente ni necesario para empezar a operar tener un número IATA. Las compañías aéreas normalmente dejan que las agencias hagan un registro por la web para poder vender pasajes y tener crédito con ellos. El registro puede tener un tiempo de aprobación pero puede ser gestionado con cada aerolínea apenas tenga la empresa abierta.

El número IATA sirve para cuando nuestros niveles de ventas empiezan a escalar. Se procede al control de los documentos financieros y se firman los límites de crédito con los que podrá operar.

Para conseguir este número hay que registrarse en https://www.iata.org/ Siempre conviene empezar con un número nuevo antes que comprar un número IATA usado ya que es como comprar los papeles de un auto usado. Puede tener una historia que complique el futuro.

Como me cobran?

La emisión de los boletos siempre se hace sobre el pasaje facturado, o sea ya pago con dinero o cheque. Pero para poder emitir estos pasajes hay que tener capital suficiente para la aprobación. En un primer momento la línea aérea puede solo autorizar las emisiones con tarjeta de crédito ya que son cobradas automáticamente y via mecanismos verificados. Para poder operar con conseciones hay que negociar el crédito oportunamente con cada línea aérea.

La razón por la que conviene hacer el papeleo correcto con cada compañía y no tratar de operar como freelancer sin apoyo es que aparte de disminuir los riesgos, se negocian mejor los pagos de las comisiones, los plazos de la facturación, y la carga impositiva frente a otro tipo de empresas (Consulte a su contador).

Recibiendo comisiones

Antes de empezar a recibir comisiones hay que pagar. El pago a las agencias es normalmente hecho cada dos semanas, en el caso de las emisiones facturadas nacionalmente y los pagos de las aerolíneas internacionales obedecen al calendario IATA. La compañía aérea envía la factura a la agencia cada +-9 días (detallando cuanto recibirá la agencia de comision) y unos nueve días después llega el pago para la agencia.

El no pago de una factura a la aerolínea puede incurrir en penalidades y multas que serán descontadas de las próximas comisiones, o sea que más vale estar al día. No importa si tus pasajeros no te pagaron, igual la aerolínea tiene que recibir lo suyo. Por eso es que el registro IATA funciona como una carta de crédito que permite operar con la garantía de un capital.

El sistema de distribución global o GDS

Una vez que tenemos un número IATA, o no, dependiendo del modelo de negocios, podemos registrarnos en los diferentes GDS´s que son los sistemas de distribución global para la búsqueda, tarifación, reserva y emisión de pasajes.

AMADEUS (http://pt.la.sabretravelnetwork.com/home/products_services/travel_agency),
SABRE (http://pt.la.sabretravelnetwork.com/home/products_services/travel_agency),
WORLDSPAN (http://www.worldspan.com.br/comunicados/go/html/mex/index_mex.html)

Los GDS´s cobran normalmente una tasa de conexión y una tarifa mensual de servicios. Depende de como se negocie. Para poder recibir comisiones de cada compañía hay que acordarse de registrarse con cada una de ellas. Sin contrato, no hay comisiones, y dependiendo del nivel de ventas, estas pueden variar.

Es por toda la complejidad financiera y contractual que cada vez más agencias hacen sus reservas mismo a través de un integrador o de una gran agencia online que les permita ser parte de su fuerza de ventas. Este tipo de modalidad otorga una mayor seguridad y muchas veces reduce la complejidad de y la fuerza para negociar mejores comisiones o tarifas.

La idoneidad es clave, y también el apoyo técnico

Para abrir una agencia de turismo es bueno tener un curso sobre turismo y conocer el mercado. La estructura de la agencia puede ser solo de viajes o de turismo también, y hay que saber si vamos a poder atender demandas como:
-Emisión de pasajes de grupo.
-Excursiones o paseos.
-Otras intermediaciones remuneradas como alquiler de autos u hoteles.
-Espectáculos públicos.
-Operaciones de cambio de moneda.
-Transporte de superficie.
-Gestión de carga.
-Atención especial o protocolar.

Dependiendo de los servicios, va a depender con quien tengamos que gestionar los permisos, y esto es diferente en cada país, por lo cual la idoneidad es escencial.

Aparte de todo esto hay que considerar la legislación específica de cada región y contar con el apoyo a nivel de gestión, tributario, legal, y financiero. Esos expertos le contarán de todos los demás papeles que ni siquiera mencionamos en esta nota.

Parece loco, pero todo esto es lo que sucede antes de que usted pueda comprar un boleto de avión a su agente de viajes. Y solo a nivel de reserva y pago. Ahora imagínese la complejidad operativa de una aerolínea, o de un aeropuerto.

Gracias por leernos.

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